○三種町公文例規程

平成18年3月20日

訓令第5号

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めのあるものを除くほか、三種町における公文書に関し必要な事項を定めるものとする。

(公文書の定義)

第2条 この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。

(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条及び第16条の規定に基づき、町議会の議決を経て制定し、町長が公布するもの

 規則 法第15条及び第16条の規定に基づき、町長が制定し、公布するもの

(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書

 議案 町長が町議会の議決を経なければならない事件について、町議会の審議を求めるために提出するもの

 専決処分 法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき、町長が町議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの

(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書

 訓令 町長その他の執行機関の長が、所属機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの

 通達 上級者が、指揮監督権に基づき、所属の機関又は職員に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの

 指令 個人、団体、法人等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をなし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの

(4) 争訟文書 補正命令書、弁明書等提出要求書、弁明書、反論書、裁決書、決定書等の行政不服審査法(昭和37年法律第160号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する書面

(5) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書

 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの

 公告 法律等の規定によらない一定の事実を管内一般又はその一部に公示するもの

(6) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの

(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書

 照会 職務を執行するため、相手方に対し一定の事実、意見等について問い合わせるもの

 回答 照会、依頼又は協議に対し、応答するもの

 協議 相手方に対し一定の事項について同意を求めるもの

 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの

 依頼 相手方に対し一定の行為を求めるもの

 送付 物件又は書類を相手方に送り届けるもの

 報告 一定の事実その他について上司又は上級機関に知らせるもの

 届け 一定の事項について届け出るもの

 伺い 上司又は上級機関に対し、その指揮を請求するもの

 申請 許可、認可、承認、交付その他一定の行為を求めるもの

 願い 一定の事項について願い出るもの

 上申 上司又は上級機関に対し、意見、願望、事実等を申し出るもの

 内申 上申のうち人事関係の事項その他秘密の事項を願い出るもの

 進達 経由文書を上級機関に取り次ぐもの

 副申 許可、申請書等を進達する場合に、経由機関が意見を添えるもの

 勧告 法令等に基づき一定の行為をすること又はしないことを相手方に勧めるもの

 諮問 一定の機関に対し、調査若しくは審議を求め、又はこれらに基づく意見を求めるもの

 答申 諮問を受けた機関が、その諮問事項に対して意見を述べるもの

 建議 諮問を受けた機関が、その属する行政機関又はその他の関係機関に対し、将来の行為に関し自発的に意見を述べるもの

 証明 特定の事実又は法律関係の存在の有無を公に証する旨の表示をするもの

 復命 上司から命じられた用務の結果等について報告するもの

 委嘱 一定の行為を委託するもの

 辞令 職員の身分、職等に関し命令するもの

 陳情 特定の事項について実情を訴え必要な措置を求めるもの

 要綱 事務を処理するに当たっての基本となる事柄をまとめたもの

 要領 事務を処理するに当たっての具体的な処理基準その他実際に事務を処理する上での手続をまとめたもの

(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの

(用字、用語及び文体)

第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。

2 公文書の用語については、おおむね次に掲げる基準による。

(1) 特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。

(2) 名あて人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。

(3) 使い方の古い言葉は使わず、日常使い慣れている言葉を用いること。

(4) 言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。

(5) 音読する言葉は、なるべく避け、聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いること。

(6) 音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避けること。

3 公文書の文体については、おおむね次に掲げる基準による。

(1) 文体は、原則として「ます」体を用い、条例、規則その他の法規的文書、争訟文書、告示文書、契約文書、証明文書等には、「である」体を用いること。

(2) 文語体の表現は、なるべくやめて、平明なものとすること。

(3) 文章は、なるべく区切って短くすること。

(4) 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現は、なるべくやめて、簡潔な、論理的な文章とすること。

(5) 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。

(左横書きの原則)

第4条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令の規定により縦書きと定められたもの

(2) その他特に縦書きが適当と認められるもの

(くぎり符号)

第5条 符号及び記号は、主として文書の構造や語句の関係を明らかにするために用い、その種類及び用い方は、次のとおりとする。

(1) 「。」(まる・句点)

句点は、文を完全に言い切ったところに必ず用いるが、次の点に注意する。

 文書の末尾の語句が名詞形のときは用いない。ただし、最後の語句が「とき・こと」などで終わるときや、更に文章が続くときは用いる。動詞形で終わるときは必ず用いる。

 括弧書やかぎ括弧書の文章も同じように用いる。

 次のような場合には、用いない。

(ア) 題名、標語その他簡単な語句を掲げる場合

(イ) 完全に言い切らずに、文の中の副文とする場合

(ウ) 疑問、質問の内容をあげる場合

(2) 「、」(てん・読点)

読点は、ひとつの文の中で語句の切れ目を明らかにし、その意味や読み方を示すために用いる。ただし、多く用いすぎて全体の関係が不鮮明にならないよう注意する。

 主語(主部)に続く「は」、「も」、「が」などの後には、差し支えない限り用いる。

 文章の始めに置く接続詞及び副詞の後に用いる。

 対等に並列する語句の間に用いる。ただし、接続詞(及び、又は)、助詞(と、や)などで結ぶ場合は用いない。

 並列する語句が2つの場合は接続詞で結び、3以上の場合は最後の2つを接続詞で結び、他は読点で結ぶ。

 接続詞の前には用いない。

(3) 「・」(なかてん)

 外国語、外来語の区切りに用いる。

 日付、時刻、称号などを略して表す場合に用いる。

 名詞を並列するときに、「、」の代わりに用いる。

 名詞以外の語句を列挙するとき、数詞を並列するときには用いない。

(4) ( )(かっこ)

 括弧は、語句又は文書に注記を加えるとき、又は見出し記号を挟んで用いる。

 括弧書の中で更に必要のあるときは、「〔 〕」(そで括弧)又は「(( ))(ふたえ括弧)を用いることがある。

(5) 「「 」」(かぎ、かぎ括弧)

 会話又は語句を引用するとき、あるいは特に示す必要のある語句を挟んで用いる。

 かぎ書きの中で更に必要のあるときは、「『 』」(ふたえかぎ)を用いる。

(6) 「.」(ピリオド)

 ピリオドは、数字の単位を示す場合に用いる。

 省略符号として「なかてん」と同様に用いる。

(7) 「,」(コンマ)

 数字の区切り方は、3位区切りとし、区切りには、「,」(コンマ)を用いる。ただし、年号、文書番号など順数を表す数には区切りをつけない。

(8) 「:」(コロン・二重点)

コロンは、次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合に用いる。

(9) 「~」(なみがた)

この記号は、「・・・・から・・・・まで」を示す場合に用いる。

(10) 「・・・・」

語句の代用などに用いる。

(11) 「―」(ダッシュ)

語句の説明や言い換えなどに用いるほか、地番などを省略する場合に用いる。

(12) 「→」(矢印)

左のものが右のものに(矢印の方向に)変わることを示す場合に用いる。

(13) 「々・〃」(繰り返し符号・おとり字)

 繰り返し符号は、「々」以外は使用しない。ただし、簡易な表などでは、「〃」(のの字書き)を用いてもよい。

 「々」は、漢字1字の繰り返しの場合に用いる。

 異なった意味を表す場合は用いない。

(14) 傍点・傍線

傍点は語句の上に、傍線は語句の下に書く。

(15) 見出し記号

 箇条書きで項目を細分する場合は、次の順で記号を用いる。

第1・・・・順数

1

ア ・・・・五十音

(a)・・・・・アルファベット

 見だし記号は句読点を打たず、記号の位置は細分するに従って1字ずつあけて書く。

(16) 「?」・「!」(疑問符・感嘆符)

疑問符・感嘆符は、原則として用いない。

(形式)

第6条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。

附 則

この訓令は、平成18年3月20日から施行する。

附 則(平成19年3月26日訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月15日訓令第1号)

この訓令は、平成24年3月15日から施行する。

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三種町公文例規程

平成18年3月20日 訓令第5号

(平成24年3月15日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年3月20日 訓令第5号
平成19年3月26日 訓令第4号
平成24年3月15日 訓令第1号