○三種町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
令和2年12月28日
訓令第21号
三種町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱(平成22年三種町訓令第1号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この訓令は、三種町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 北都銀行旭北事務センター(以下「事務センター」という。)に秋田県町村電算システム共同事業組合(以下「組合」という。)が設置する戸籍専用コンピュータにより、戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱う入出力情報をいう。
(3) 記録媒体 戸籍データが記録された磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する電磁的記録媒体をいう。
(4) ドキュメント 戸籍情報システムに関するシステム設計書、操作説明書、運用マニュアルその他戸籍情報システムの運用管理に必要な資料をいう。
(5) 出力帳票 戸籍情報システムで処理した戸籍データを出力した紙媒体をいう。
(6) プログラム サーバ及び端末装置を機能させて戸籍システムを作動させるための命令の組合せをいう。
(7) サーバ 戸籍情報システムを使用するために、事務センターに設置し、組合が管理する正中央処理装置及び副中央処理装置により、プログラム及び戸籍データを処理し、格納する装置をいう。
(8) 端末装置 戸籍関連事務を処理するために、サーバに専用回線で接続することにより、戸籍データを取り扱うことができる端末装置をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(戸籍データ等保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護並びにドキュメント及びプログラムの適切な管理をするため、戸籍データ等保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、町民生活課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する機器等の状態について常に把握し、適正な管理を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期又は随時に点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムの維持に必要な保守を実施するとともに、システム障害の有無について定期又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な処置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムの保守を委託して実施する場合は、戸籍データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、盗難、破壊、火災、水害、震災その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末装置の適正な管理をするため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、町民生活課課長補佐、琴丘支所長補佐及び山本支所長補佐をもって充てる。
3 取扱責任者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(記録媒体の管理)
第8条 保護管理者は、記録媒体を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運びができない管理用具に施錠して保管する等により、安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 記録媒体の受払い及び管理については、名称、記録内容、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 記録媒体を破棄するときは、名称、記録内容、廃棄日等を記録し、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等復元できない方法により確実に処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、出力帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等により復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントの管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出しないように処分すること。
2 ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は破棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(端末装置取扱職員の指定等)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの端末装置取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項に規定する業務処理範囲を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の使用)
第13条 端末装置は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末装置は、戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務以外に使用してはならない。
3 見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器等の管理をしなければならない。
(事故発生時の対応)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システムの運用に重大な障害その他の事故が発生した場合の対策を定めるとともに、その内容を取扱職員に周知しなければならない。
2 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告するとともに、復旧のための措置を講じ、再発防止に努めなければならない。
(研修の実施)
第16条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及びシステム安全対策の推進を図るため、年1回以上の研修を実施しなければならない。
(会議)
第17条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に関する事務について協議するため開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、町民生活課において処理する。
(その他)
第18条 この訓令に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、令和3年1月4日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器等の管理方法等
管理責任者 | 機器等 | 管理方法等 |
保護管理者 | 端末装置 | (1) 起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (2) 使用者の記録を作成し、施錠可能な保管庫に保管すること。 (3) 操作画面及び処理内容が第三者に知られることがないような位置及び角度に配置すること。 |
戸籍データ | 関係町村が相互にアクセスできない機能を確保すること。 | |
戸籍データバックアップ用記録媒体 | (1) 戸籍データのバックアップを定期的に行い、その記録媒体を所定の場所で保管すること。 (2) バックアップを行った者の氏名及び日時を記録すること。 | |
端末装置に内蔵するプログラム | 複写及び変更不能の保護措置をすること。 | |
組合保護管理者 | サーバ | (1) 次の入室者管理及び施錠管理が行える事務センターに設置すること。 ア 入退室者の入退室管理及びその記録が確実に行えること。 イ 入退室状況及びラックの開閉状況が監視カメラにより記録されること。 (2) 容易に取り外せないよう必要な措置をした施錠できる戸籍専用サーバラック内に設置し、組合保護管理者がその鍵を管理すること。 (3) 防火対策及び消火設備を装備すること。 (4) 戸籍専用サーバラックの鍵を施錠可能な保管庫で厳重に管理すること。なお、鍵の管理は遠隔操作により開閉するものとし、開閉記録を作成すること。また、遠隔開閉装置を組合事務室内に設置し管理すること。 (5) 起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (6) 使用者の記録を作成すること。 |
サーバに内蔵するプログラム | 複写及び変更不能の保護措置をすること。 |