2　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めるとともに、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保管及び保存を的確に行わなければならない。

3　三種町情報公開条例(平成27年三種町条例第1号)の規定により非公開情報とし、又は公開しないこととなるおそれのある情報の記録された文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容を他に漏らさないようにしなければならない。

4　担当職員は、文書の配布を受けたときは、処理計画を立て、自ら処理しなければならない。

2　主管課長は、文書管理の状況をたえず調査し、文書事務の適正化を図らなければならない。

2　文書取扱主任は、係長をもって充てる。ただし、係長が置かれていない場合は、上席の職員をもって充てる。

3　文書取扱主任は、次に掲げる事務を行うものとする。

2　一般文書の記号は、「三種」に別表第3に定める記号を付し、番号は、法令等により別に定めのあるもののほか、各課等において文書管理システムにより年度を通じた一連番号を付すものとする。

3　令達文書のうち、訓及び指令に係るものは、前項の文書の記号にその種類ごとに訓及び指令を冠するものとする。

4　法規文書、公示文書、令達文書及び議案は、総務課においてその区分ごとに暦年を通じた一連番号を用いて管理する。なお、法規文書については、条例、規則等台帳(様式第1号)、公示文書については、告示等処理簿(様式第2号)、令達文書については、令達等処理簿(様式第3号)、議案については、議案整理簿(様式第4号)に記載し、処理するものとする。

5　前4項の規定は、電子文書について、準用する。

2　電子文書及び総合行政ネットワーク文書の収受年月日は、当該文書が了知可能な状態に置かれることとなった期日とする。

2　前項の場合において、同一の規定に基づく許可、認可等の申請書等であって一定の時期に受理件数が相当数にのぼると認められるものについては、主管課長が定める題名別の収受簿により処理することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、次に掲げる文書には、収受印は押印しないものとする。

4　主管課に到着した文書に金券等が添付されていた場合は、文書取扱主任は、第1項による手続のほか金券等整理簿(様式第6号)及び金券等処理票(様式第7号)に必要な事項を記載し、その処理について主管課長の決裁を受けなければならない。

5　文書取扱主任は、配布を受けた文書のうちその所管に属しないものがあるときは、直ちに当該文書を総務課長へ返付しなければならない。

2　前項の規定による供覧は、収受した文書にあっては、文書処理票(様式第10号)を、作成した文書にあっては、起案決議票(様式第11号)を用いなければならない。ただし、事案が軽易又は定例的なものである場合は、余白の利用その他の方法により処理を行うことができる。

2　起案文書は、次に掲げるところにより作成しなければならない。

2　秘密に属し、特に慎重な取扱いを要するもの又は緊急の処理を要するものは、主管課長又は主管課長が指名する者若しくは起案者本人が上司に携行し、決裁を受けるものとする。

2　回議を受けた上司は、必要と認めるときは、起案内容の訂正又は再起案を命ずることができる。

3　決裁権者は、起案文書の回議を受けたときは、当該事案を速やかに審査し、その可否を決定しなければならない。

4　決裁権者は、事案を決定する場合は、当該起案文書の所定の欄に押印しなければならない。

5　決裁後に当該事案を廃案とし、施行を保留し、又は内容を変更する場合は、その旨を決裁権者に通知するとともに内容を変更する場合にあっては、既に決裁を受けた事案を添付し、新たに決裁を受けなければならない。

6　決裁権者が不在のときの代決に関する手続は、事務決裁規程第7条から第11条までの規定による。

2　前項の合議を受けた課等又は係は、合議を受けた事案に異議があるときは、速やかに主管課(同一課等内での合議においては、当該起案を行った係。以下この条において同じ。)と協議し、協議が整ったときは、主管課において訂正又は再起案を行うものとする。

3　前項の協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

4　合議を受けた課長等が事案を承認する場合は、当該起案文書の所定の欄に押印しなければならない。

5　合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案しようとするときは、更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項は、口頭で同意を得た上で主管課で処理することができる。

6　起案文書のうち、次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

2　文書の施行者名は、町長又はその他の執行機関の長名を用いるものとする。ただし、軽易なものにあっては、役場名、課長名又は課名等を用いることとし、特に必要がある場合は、副町長名を用いることができる。

3　文書の施行の日付は、特に指定されたものを除き、次に掲げる日による。

2　前項の規定により公印の押印を要しない文書(書簡文を除く。)には、発信者名の下部に公印の押印を省略した旨を記載するものとする。

3　公印を押印しようとするときは、三種町の公印に関する規程(平成18年三種町訓令第6号)その他の規程で定める公印保管者の承認を受けなければならない。

4　施行する文書が特に重要な文書であるときは、契印で決裁文書と割印しなければならない。

2　施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済起案文書を当該文書に添えて、文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を決裁済起案文書と照合審査し、相違ないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4　前3項以外の電子文書について電子署名を行うために必要な事項は、別に定めるところによる。

2　郵便物又は特別な包装により発送する文書等は、主管課において荷造りしなければならない。

3　郵送による発送は、料金後納の方法とする。ただし、これにより難いときは、郵便切手若しくは郵便はがき又は総務課長の指定する方法とする。

4　宅配便により発送する文書等については、第1項に規定する発送手続と同様とする。

5　宅配便により発送する文書等の料金は、月ごとの支払請求による支払いとする。ただし、これにより難いときは、総務課長の指定する支払方法とする。

6　課長等は、郵便切手、郵便はがき等を常に整理し、その受払状況を郵便切手等受払簿(様式第12号)により明らかにしておかなければならない。

7　電子文書の発送は、通信回線を利用し電子メール等により行うことができる。

8　総合行政ネットワーク文書の発送は、文書管理システムに記録の上、主管課がこれを行う。

9　庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要するもの又は重要なものを除くほか、未使用の封筒を使用してはならない。

2　文書の整理は、保存期間基準表(別表第2)を参酌の上、文書分類表(別表第1)に基づき行うものとする。

3　文書分類表の2以上の分類に関連する文書は、最も関連の深い分類に整理する。

2　4月1日から5月31日までの間に発生する文書で前年度に属する歳入又は歳出に係るもの(以下「出納整理期間中の出納に関する文書」という。)にあっては、前項本文の規定にかかわらず、当該年度に区分するものとする。

3　2以上の年度又は暦年にわたる文書は、完結した年度又は暦年に属する文書として区分する。

2　文書取扱主任は、完結した文書を保存する必要のある文書と保存する必要のない文書に選別するものとする。

3　保存する必要のある文書については、分類ごとに、完結年度又は完結年及び保存期間が同一であるものを取りまとめ、簿冊に整理してとじなければならない。ただし、これにより難いときは、次に掲げる方法により整理するものとする。

4　各課等は、完結した文書をとじた簿冊を所定の場所に整理し、当該文書を保存する。

5　第2項に規定する保存する必要のない文書は、次の各号に掲げるものとする。

6　文書の性質に応じ、当該文書の整理保管及び保存は、文書管理システムその他適切な記録媒体を活用して行うことができる。

2　前項の規定による文書ごとの保存期間は、文書保存期間基準表(別表第2)による。

3　文書の保存期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年をもって処理するものにあっては、翌年1月1日から起算する。

4　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の保存期間は、当該各号に掲げる日の属する年度の翌年度4月1日(暦年をもって処理するものにあっては、翌年1月1日。)から起算する。

2　課長等は、保存期間において前項各号のいずれかに該当し、保存期間の延長又は短縮の必要を認めたときは、総務課長と合議の上、町長の決裁を経てこれを行うものとする。

3　前2項の規定により文書の保存期間を延長又は短縮したときは、必要な情報を文書管理システムに入力するものとする。

2　文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、主管課長の許可を得て延長することができる。

3　主管課長は、借覧期間内においても必要があると認めるときは、借覧に供した文書の返還を求めることができる。

4　借覧した文書は、いかなる理由があっても改ざん、抜取り、取替え若しくは差入れ又は他人への貸与をしてはならない。

2　保存期間を延長する場合は、第31条第2項及び第3項に規定する処理を行い、延長しない場合は、文書管理システムに必要事項を記録し、総務課長と協議の上、当該文書を廃棄しなければならない。

3　第29条第5項各号に掲げる文書については、執務の用に供さなくなった時点で随時廃棄するものとする。

4　文書の廃棄は、他に利用されない方法により行わなければならない。

5　主管課長は、保存期間が満了した文書について、歴史的資料として保存する必要を認めたときは、町史編さん主管課長と協議し、協議が整ったときは、総務課長と合議し、町長の決裁を経て当該文書を町史編さん主管課に移管する。

2　総務課長は、各課等における文書の管理状況を点検し、文書の適正な管理に必要な措置を講ずるものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年3月20日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の琴丘町文書取扱規程(昭和60年訓令第2号)、山本町処務規則(昭和40年規則第13号)若しくは八竜町処務規則(昭和37年規則第7号)(以下これらを「合併前の規則等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

3　合併前の規則等により保存されている文書の保存期間については、なお合併前の規則等の例による。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年11月1日から施行する。

この訓令は、平成26年10月28日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年9月1日から施行する。

この訓令は、平成31年3月12日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。