2　公開窓口で行う事務は、次のとおりとする。

3　主管課等で行う事務は、次のとおりとする。

2　公開窓口の職員は、情報公開を求める者の相談に応じるとともに、その者の求める情報公開の内容を十分確認した上で、その要求に最も適切に対応し得る提供手段を選択するものとする。この場合において、情報提供で対応可能と認められるときは、速やかに当該主管課等に連絡を行うなど、迅速に対応するものとする。

3　条例第14条(他の法令等との調整等)に該当する情報については、公開請求の対象とならない旨を説明し、当該情報の閲覧等の窓口を案内する等適切に対応するものとする。

2　公開請求手続は、原則として本人によるものとするが、代理人によることもできるものであり、当該代理人による公開請求は、委任状等の代理関係を証明する書類の提出を必要とする。なお、本人であることの確認は、公開請求書に記載された申告内容で行うことで差し支えなく、これを裏付ける住民票、商業登記の登記事項証明書の徴求まで行うことや、窓口を来訪した者について免許証等で本人確認を行うことまでは必要としないものとする。

3　未成年者による公開請求があった場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意が必要であることを未成年者に説明するものとする。

4　公開請求は、原則として実施機関ごとに請求内容1件につき1枚の公開請求書により行うものとする。ただし、同一の実施機関に複数の公開請求があった場合は、1枚の公開請求書により行うことができる。

5　公開請求書の記載事項が記載されていれば、任意の様式であっても受け付けるものとする。

6　郵送による公開請求は、公開請求書に必要事項が全て記載されており、かつ、これらの記載事項によって、公開請求に係る公文書の件名又は内容を明確に特定することができる場合に限り、受け付けるものとする。この場合において、公文書の件名又は内容を特定できない場合は、公開請求書を提出した者(以下「公開請求者」という。)に連絡する等必要な措置を講ずるものとする。

7　電話又は口頭による公開請求は、条例第5条(公開請求の手続)の規定により公開請求書を提出することとしているため、これを認めない。ただし、自ら文書による公開請求が不可能な者の公開請求に対しては、例外として口頭による公開請求を認め、公開窓口の職員において口述筆記し、当該公開請求者の確認を得た上で受け付けるものとする。

8　公開請求の相談にあっては、公開窓口の職員が公開請求をしようとする公文書について、公文書の検索資料により検索し、かつ、主管課等と連絡をとり、当該公文書の存在の有無を確認し、件名又は内容の特定を行うものとする。

2　公開窓口の職員は、公開請求書の補正に当たり、公開請求者に対して参考となる情報の提供等を行うものとする。

3　公開請求者が補正に応じない場合は、当該請求は条例に規定する要件を満たさず適法でないので、公開請求を却下し、文書により通知するものとする。

2　公開窓口の職員は、公開請求書を受け付けた後は、次に掲げる事項について公開請求者へ説明するものとする。

3　公開窓口の職員は、公開請求書を受け付ける段階で、公開請求に係る公文書が不存在であること(条例第2条(定義)第2号に規定する公文書に該当するものとしては存在しないことを含む。)が明らかとなったときは、請求者に対し、その旨を説明し、公開請求を取り下げてもらうよう努めるものとする。

4　郵送による公開請求があった場合には、公開窓口の職員は、郵送されてきた公開請求書の記載事項を確認し、記載に不備がない場合は郵送された日を受付日として公開請求を受け付け、公開請求者に公開請求書の写しを送付するものとする。記載に不備がある場合は、公開請求者と連絡を取り、その補正を求めるものとする。ただし、補正が軽微なものであるときは、公開請求者の了解を得て、公開窓口において補正するものとする。なお、補正を求めた場合は、当該補正が完了した日に公開請求を受け付けるものとする。

2　公開窓口の職員は、公開請求書の受付後は、公開請求等処理票(別記様式)に必要事項を記載し、当該公開請求書の写しを公開窓口で保管の上、公開請求者に控え(写し)を1部交付し、原本を主管課等へ送付するものとする。

3　公開請求等処理票は、公開窓口で保管するものとし、処理の経過に従って逐次必要事項を記載するものとする。

2　公開決定等に当たっては、次により合議し、かつ、調整を行うものとする。

2　第三者情報が、条例第6条各号に規定する非公開情報のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかであるときは、意見書徴取は行わないものとする。

2　前項の意見書徴取に対する意見については、公開決定等に対する意見書(規則様式第9号別紙)により、前項の通知をした日から1週間以内の提出を求めるものとする。

3　主管課長は、前項の意見書の提出があった場合は、当該意見書の写しを公開窓口に送付するものとする。

4　意見書徴取は、個人のプライバシーの侵害の有無、法人その他の団体が受ける不利益の有無と程度、国や他の地方公共団体との協力関係への影響の有無その他必要な事項について行うものとする。

2　条例第10条第2項に規定する「事務処理上の困難その他正当な理由があるとき」とは、次のいずれかに該当する場合とする。

2　公開請求拒否決定通知書の記載に当たっては、当該公開請求に係る公文書が仮に存在するとした場合に、どの非公開情報に該当し、当該公文書の存否を明らかにすることがなぜ非公開情報を公開することとなるのかを明記するものとする。

2　不存在による非公開決定通知書の記載に当たっては、「作成していない」、「取得していない」、「廃棄済み」等、当該公文書を保有していない理由を明記するものとする。

2　不存在による非公開決定通知書、決定期間延長通知書、公開決定等の期限の特例通知書その他の公開請求に関する文書を送付又は受領する場合についても公開窓口を経由して行うものとし、それぞれの写しを公開窓口において保管するものとする。

3　決定通知書等の送付方法は、簡易書留等の確実な方法により行うものとする。

2　公文書の公開を行うときは、主管課等の職員のほか公開窓口の職員が立ち会うものとする。

3　主管課等の職員は、公文書の公開を行うときは、公開請求者に対して公開決定通知書又は部分公開決定通知書の提示を求めるものとする。

4　主管課等の職員は、公開決定通知書又は部分公開決定通知書に記載された公文書と公開を受けようとする公文書の内容とが一致すること、公開の実施方法の区分又は写しの交付を行う場合はその写しの作成箇所を、公開請求者に確認するものとする。

5　公開請求者に公開決定通知書又は部分公開決定通知書を送付した後で、公開請求者から指定の日時に来庁することができない旨の連絡があった場合は、主管課等は、公開窓口と別の日時を調整し、当該公開請求者と相談の上、公文書の公開を行うものとする。この場合において、新たに当該公開指定日時の変更に係る通知書は交付しないものとする。

6　公文書の公開を行うに当たって、公開請求者が、公文書を汚損し、又は破損するおそれがあると認めるときは、当該情報の閲覧を中止させることができるものとする。

7　主管課等の職員は、公文書を閲覧する者に対し、当該公文書を丁寧に取り扱い、これを汚損し、又は破損しないように指導し、当該公文書の写しの交付を受ける者に対しては、これを改ざんしてはならないことを指導するものとする。この場合において、改ざんしたことが判明した場合は、交付した当該写しの返還を命じる旨を説明しなければならない。

2　公文書の写しの交付の場合は、次により行うものとする。

3　公開の実施に当たって公開請求者のカメラ等により当該文書を撮影する場合は、次に掲げる取扱いによるものとする。

4　公開請求者から公開請求時に申出があったとき、容易に対応が可能である場合には、公開請求に係る公文書について、パーソナルコンピュータのアプリケーションを用いて点字又は音声情報に変換して提供するなどして、視覚障害者に配慮することとする。

2　審査請求が次のいずれかに該当する場合は、主管課等において却下の決定を行い、裁決書により審査請求人に通知するものとする。

2　主管課等において再検討した結果、審査請求の認容裁決を行い、自主的に原処分である非公開決定又は部分公開決定を取り消し、当該審査請求に係る公文書の全部を公開することとする場合は、裁決書と併せて公開決定通知書により審査請求人に通知するとともに、その写しを公開窓口に送付するものとする(ただし、意見書の提出の機会を付与された第三者から反対意見書が提出されている場合を除く。)。

2　主管課等は、弁明書を作成したときは、審査請求人及び法第13条(参加人)第4項に規定する参加人に送付するとともに、その写しを公開窓口に提出するものとする。

3　弁明書の送付に当たっては、主管課等は相当の期間を定めて審査請求人に法第30条(反論書等の提出)第1項の反論書を、参加人に同条第2項の意見書の提出を求めるものとする。

4　主管課等は、反論書又は意見書の提出を受けたときは、その写しを公開窓口に提出するものとする。

5　公開窓口は、反論書又は意見書の写しを速やかに審査会に提出するものとする。

6　審査請求に係る手続については、法第9条(審理員)第3項において読み替えて適用する同法の規定に基づき行うものとする。

2　審査会への諮問は、諮問書に次の書類を添付して、公開窓口に提出するものとする。

2　審査会は、答申をしたときは、その書面の写しを審査請求人及び参加人に送付するとともに、答申の内容を公表するものとする(審査会条例第12条(答申書の送付等))。

3　公開窓口は、審査会から答申があった場合は、答申書の写しを保管した上で、直ちに答申書を主管課等に送付するものとする。

2　主管課等は、審査請求に対する裁決をしたときは、裁決書の謄本を審査請求人に対して送達するとともに、その写しを公開窓口に送付するものとする。

3　主管課等は、審査請求を認容して公文書の全部又は一部を公開する場合は、裁決書の謄本及び裁決に応じた決定通知書を審査請求人に送達するとともに、その写しを公開窓口に送付するものとする。

2　公開決定等に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する場合は、条例第18条(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続)第1号の規定により、審査請求に対する裁決の日と公文書の公開を実施する日との間に2週間以上の期間を置くものとする。

3　審査請求に係る公開決定等を変更し、当初の決定より公開する部分を拡大する裁決をすることとなった場合においては、当該第三者である参加人が当該公文書の公開に反対の意思を表示している場合に限り、条例第18条第2号の規定により、審査請求に対する裁決の日と公開を実施する日との間に2週間以上の期間を置くものとする。

4　第三者からの審査請求に対し、情報を公開する決定をした場合には、当該第三者には審査請求人等に関する情報の公開実施日等通知書(規則様式第12号)により通知する。

2　文書管理システムにより作成した資料を一般の閲覧に供する場合は、記載された内容から個人情報等の非公開情報に該当する情報が公開されることのないよう必要な措置を講じるものとする。

この訓令は、平成28年11月1日から施行する。

この訓令は、平成29年1月30日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。