2　相談窓口で執り行う事務は、次のとおりとする。

3　所管課等で執り行う事務は、次のとおりとする。

2　事務を変更又は廃止した場合の手続は、次に掲げるとおりとする。

2　所管課等は、保有個人情報を利用目的以外に利用又は提供をしたときは、利用の形態、手続等を明確にしておくものとする。また、保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定により安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認して改善要求等の措置を講ずるものとする。

3　所管課等の内部の各係間において保有個人情報を利用するときは、取り扱う事務の目的に明らかに合致する場合を除き、所管課長の決裁を受けるものとし、必要に応じて総務課へ協議するものとする。

2　総務課長は、報告のあった漏えい等について次の各号のいずれかに該当するときは、法第68条第1項の規定により個人情報保護委員会に報告するものとする。

3　所管課等は、保有個人情報の漏えい等に係る本人への通知について、法第68条第2項の規定により、本人に対し、当該事態が発生した旨を通知しなければならない。ただし、次の各号に掲げるいずれかに該当するときは、この限りでない。

2　所管課長は、個人情報管理責任者の職務を補助させるために、指定する当該所管課等の職員を個人情報管理主任に任ずることができるものとする。

2　相談窓口は、法の適用を受けない個人情報については、当該保有個人情報の閲覧等を実施する窓口へ案内する等適切に対応するものとする。

2　開示請求は、開示請求をしようとする者が開示請求書に必要事項を記入し、提出することにより行うものとする。口頭、電話、ファクシミリ又は電子メールによる請求は、本人(代理請求の場合は代理人)であるかの確認が出来ないため、受け付けないものとする。

3　開示請求者が当該開示請求に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることの確認は、次に掲げる書類を開示請求者が提出し、又は提示して行うものとする。また、写真が貼られていない書類が提出され、又は提示された場合には、複数の書類の提出又は提示を求めて確認するものとする。

4　開示請求書は、開示請求に係る個人情報1件ごとに1枚を用いるものとする。ただし、同一の所管課等に同一人から複数の開示請求があった場合は、開示請求書の「開示を請求する保有個人情報」欄に記入することができる範囲内で、1枚の開示請求書の提出により受け付けるものとする。

5　開示請求書の記載事項が記載されていれば、任意の様式であっても受け付けるものとする。

6　郵送により開示請求書が提出されたときの開示請求者が当該開示請求に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることの確認は、第3項に定める書類の写しに加え、開示請求者の住民票の写し又は同項に定める書類に記載された本人であることを確認し得る書類であって開示請求をする日前30日以内に作成されたものの提出を求めて確認するものとする。

7　郵送による開示請求があったときは、開示請求者に対し、開示請求書が到達した旨を連絡するとともに、当該開示請求が開示請求者の意思によるものであることを確認するものとする。

8　死者に関する情報の開示請求があった場合は、開示請求者自身の個人情報であると考えられる情報及び社会通念上開示請求者自身の個人情報と見なせるほど開示請求者と密接な関係がある情報を開示請求者を本人とする保有個人情報に含める。

9　開示請求者自身の個人情報であると考えられる情報とは、次の各号に掲げるものをいう。

10　社会通念上開示請求者自身の個人情報と見なせるほど請求者と密接な関係がある情報とは、死亡した時点において未成年であった自分の子に関する情報をいう。

11　開示請求の対象となることが見込まれる死者の情報が記載された文書等の例は、別表第1のとおりである。

12　死者に関する情報の開示請求については、開示請求者が請求資格を有することを確認しなければならない。この場合において、請求資格の確認は、死者情報開示請求に関する資格確認書(様式第1号)及び別表第2に掲げる開示を求める情報の区分に応じ、それぞれ必要書類欄に定める書類を提出させることにより行う。ただし、町の関係帳簿により請求資格に関する事項を確認できる場合は、書類の提出を省略させることができる。

13　共同相続の場合など、請求を認めることができる者が複数存在する場合は、各人平等に取り扱い、全ての者に開示請求権を認める。

2　補正事項が軽微なものである場合は、開示請求者に確認し、了解を得た上で、相談窓口の職員が補正できるものとする。

3　開示請求書の補正は、原則としてその場で行うものとするが、補正に日数を要する場合は、補正の終了した日をもって開示請求を受け付けるものとする。

4　相談窓口の職員は、開示請求書の補正に当たり、開示請求者に対して参考となる情報提供等を行うものとする。

5　開示請求者が補正に応じない場合は、当該請求は法に規定する要件を満たさず適法でないので、これを却下し、文書により通知するものとする。

2　相談窓口の職員は、公開請求を受け付けた後は、次に掲げる事項について開示請求者へ説明するものとする。

3　相談窓口の職員は、開示請求書を受け付ける段階で、開示請求に係る個人情報が不存在であることが明らかになったときは、開示請求者に対し、その旨を説明し、開示請求を取り下げてもらうよう努めるものとする。

2　相談窓口の職員は、開示請求書の受付を行った後、当該開示請求書の写しを保管の上、開示請求者に控え(写し)を1部交付し、原本を所管課等へ送付するものとする。

3　所管課等は、相談窓口から開示請求書の送付を受けたときは、形式的要件の具備を確認するものとする。この場合において、開示請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所があり、当該箇所の補正を求めるときは、社会通念上必要とされる相当の期間を定めるとともに、開示請求者に対し、補正の参考になる情報を提供するものとする。

4　本人の委任による代理人による開示請求書の送付を受けた所管課等は、必要に応じて電話等で開示請求の内容や委任の意思等本人の意思を確認し、本人の意思と異なる場合は補正等を求めるものとする。

5　所管課等は、次に掲げる場合は当該開示請求に対して法第82条第2項の規定により不開示決定を行うものとする。

2　開示決定等に当たっては、次により合議し、かつ、調整を行うものとする。

2　開示決定等の期限の延長を決定するに当たっては、総務課と合議するものとする。また、延長する期間は、30日以内で必要最小限とするものとする。

2　開示決定等の期限の特例延長を決定するに当たっては、総務課と合議するものとする。

2　第三者からの意見聴取の方法は、次に掲げるとおりとする。この場合において、第三者から意見を聴取するに当たっては、開示請求者が識別できないように十分配慮して行うものとする。

3　所管課等は、意見書の提出があった場合は、当該意見書の写しを相談窓口に送付するものとする。

4　所管課等は、第三者情報の開示等に係る判断に当たっては、当該第三者の意見に拘束されることはないが、これを参考にした上で慎重に検討するものとする。

5　第三者から開示に反対の意思を表示した意見書の提出があった場合で、開示しようとするときは、意見聴取を行った所管課等は、当該第三者に対し、開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書(細則様式第15号)により通知するものとする。この場合においては、開示する旨の決定と開示を実施する期日との間に、原則2週間以上の期間をおかなければならない。

2　開示を実施する場合にあっては、保有個人情報の開示の実施方法等申出書(細則様式第6号)を前項の通知に同封するものとする。ただし、開示請求書に記載された開示の実施方法及び開示の実施希望日により開示を実施できるときは、保有個人情報の開示の実施方法等申出書は送付しないものとする。

2　所管課等は、他の行政機関等に開示請求に係る事案を移送しようとするときは、当該行政機関等と協議を行うものとする。この場合において、事案の移送に係る協議が整った場合は、所管課等は他の実施機関への開示請求事案移送書(細則様式第10号)により当該行政機関等に開示請求書を送付するものとする。

3　所管課等は、前項の規定により他の行政機関等に事案を移送した場合は、次のことに留意の上、開示請求者に対し、開示請求者への開示請求事案移送通知書(細則様式第11号)により通知するものとする。

4　所管課等は、他の行政機関等から事案の移送を受けた場合は、法第85条第2項及び第3項の規定により、開示決定等及び開示の実施を本訓令の定めるところにより行うものとする。この場合においては、移送元である他の行政機関等に対して開示の実施に必要な協力を求めるものとする。

2　開示の手順は、次のおりとする。

3　条例第5条第2項の規定により納付しなければならない費用の額は、三種町使用料及び利用料徴収条例(平成18年三種町条例第69号)に定める額とする。ただし、同条例に規定する方法以外で作成した場合は、当該作成に要する実費相当額を徴収するものとする。この場合において、郵送により情報の写しを交付するときは、前段に定める費用のほか、写しその他の物品の郵送等に要する費用を現金書留、国内郵便為替等により納付させるものとする。

4　開示の方法は、次のとおりとする。

5　保有個人情報の部分開示を実施する場合には、次に掲げる方法等により不開示情報の部分を除き、開示部分のみを提示するものとする。

6　保有個人情報の閲覧に当たって、閲覧者が、当該個人情報を丁寧に取り扱わず、これを汚損又は破損するおそれのあると認めるときは、当該個人情報の閲覧を中止させることができるものとし、所管課等の職員はあらかじめその旨を当該閲覧者に説明しておくものとする。

7　所管課等の職員は、当該保有個人情報の写しの交付を受ける者に対しては、これを改ざんしてはならないことを指導し、改ざんしたことが判明した場合は、交付した当該写しの返還を命ずる旨を説明するものとする。

8　郵送による写しの交付等に当たっては、原則、本人限定受取郵便により送付するものとするが、施設に入所・入院中であるその他本人限定受取郵便により送付することにより受け取りができないやむを得ない事情がある場合は進展の簡易書留郵便その他適切な方法により送付するものとする。

2　前項の簡易開示の申込みを受け付ける場合は、第11条第3項各号に規定する書類を提示させることにより、本人、法定代理人又は本人の委任による代理人であることを確認するものとする。

3　所管課等は、簡易開示を受け付けた場合は、その場で直ちに提供するものとする。また、提供を実施した際は、常に申込者の氏名及び提供内容等が把握できるように、処理表を作成するものとする。

4　所管課等は、簡易開示による提供を実施した場合は、年度終了後に前項の処理表の写しを相談窓口に提出するものとする。

2　所管課等は、保有個人情報の内容の誤りが明らかであり、訂正請求の手続を取るまでも無く訂正を行うことが妥当だと判断される場合は、この申出を法第128条に規定する苦情の申出として取り扱い、速やかに当該保有個人情報の訂正を行うものとする。

2　訂正請求書等の記載に不備等がある場合には、第13条に規定する開示請求書の補正に準じて行うものとする。

2　相談窓口の職員は、訂正請求書等を受け付けた後は、次に掲げる事項について請求者へ説明するものとする。

2　相談窓口の職員は、訂正請求書等の受付を行った後、当該訂正請求書等の写しを保管の上、請求者に控え(写し)を1部交付し、原本を所管課等へ送付するものとする。

3　所管課等は、相談窓口から訂正請求書等の送付を受けたときは、形式的要件の具備を確認するものとする。この場合において、訂正請求書等の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所があり、当該箇所の補正を求めるときは、社会通念上必要とされる相当の期間を定めるとともに、請求者に対し、補正の参考になる情報を提供するものとする。

4　本人の委任による代理人による訂正請求書等の送付を受けた所管課等は、必要に応じて電話等で訂正等請求の内容や委任の意思等本人の意思を確認し、本人の意思と異なる場合は補正等を求めるものとする。

5　所管課等は、次に掲げる場合は当該訂正請求等に対して不訂正等の決定を行うものとする。

2　訂正決定等に当たっては、次により合議し、かつ、調整を行うものとする。

2　訂正決定等の期限の延長を決定するに当たっては、総務課と合議するものとする。また、延長する期間は、30日以内で必要最小限とするものとする。

2　訂正決定等の期限の特例延長を決定するに当たっては、総務課と合議するものとする。

2　保有個人情報の利用停止は、利用を行っている所管課等において、当該個人情報の利用を停止又は消去をするか、提供を行っている所管課等において、当該個人情報の提供を停止することで行うものとする。

3　保有個人情報の訂正又は利用停止を行った所管課等は、必要に応じ、当該個人情報の収集先、訂正先等に対して、当該個人情報の訂正の内容を連絡するものとする。また、必要があると認めるときは、速やかに当該保有個人情報の提供先に対し、保有個人情報提供先への訂正決定通知書(細則様式第23号)により、訂正の内容について通知するものとする。

4　情報提供等の記録の訂正の実施をした場合において所管課等は、必要があると認めるときは、番号利用法第31条第1項の規定により、同項に規定する者に対し、遅滞なく、訂正を実施した旨を保有個人情報提供先への訂正決定通知書により通知するものとする。

2　審査請求が次の各号のいずれかに該当する場合は、所管課等において却下の決定を行い、裁決書により審査請求人に通知するとともに、その写しを相談窓口に送付するものとする。

2　所管課等において再検討した結果、審査請求の認容裁決を行い、自主的に原処分を取り消し、当該審査請求に係る保有個人情報の全部を開示、訂正又は利用停止を行うこととする場合は、裁決書と併せて開示決定通知書、訂正に係る決定通知書又は利用停止請求に係る決定通知書により審査請求人に通知するとともに、その写しを相談窓口に送付するものとする。ただし、意見書の提出の機会を付与された第三者から反対意見書が提出されている場合を除く。

2　所管課等は、弁明書を作成したときは、審査請求人及び行審法第13条第4項に規定する参加人に送付するとともに、その写しを相談窓口に提出するものとする。

3　弁明書の送付に当たっては、所管課等は相当の期間を定めて審査請求人に行審法第30条第1項の反論書を、参加人に同条第2項の意見書の提出を求めるものとする。

4　所管課等は、反論書、意見書又は法第32条に規定する証拠書類等(以下「反論書等」という。)の提出を受けたときは、その写しを相談窓口に提出するものとする。

5　相談窓口は、弁明書又は反論書等の写しの提出を受けたときは、速やかに審査会に提出するものとする。

6　審査請求に係る手続については、行審法第9条第3項において読み替えて適用する同法の規定に基づき行うものとする。

2　審査会への諮問は、原処分の内容に応じた諮問書(細則様式第35号から様式第38号)に次の書類を添付して、相談窓口に提出するものとする。

2　所管課等は、審査請求に対する裁決をしたときは、裁決書の謄本を審査請求人に対して送達するとともに、その写しを相談窓口に送付するものとする。

2　開示決定等に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する場合は、法第107条第1項で準用する法第86条第3項の規定により、審査請求に対する裁決の日と保有個人情報の開示を実施する日との間に2週間以上の期間を置くものとする。

3　審査請求に係る開示決定等を変更し、当初の決定より開示する部分を拡大する裁決をすることとなった場合においては、当該第三者である参加人が当該個人情報の開示に反対の意思を表示している場合に限り、法第107条第1項で準用する法第86条第3項の規定により、審査請求に対する裁決日と開示を実施する日との間に2週間以上の期間を置くものとする。

4　第三者からの審査請求に対し、当該個人情報を開示する決定をした場合には、当該第三者には書面により通知するものとする。

2　所管課等で受け付けた場合は、個人情報苦情申出処理票の写しを相談窓口へ送付し、相談窓口で受け付けた場合は、所管課等に原本を送付するものとする。

3　所管課等は、苦情の申出者から文書による回答を求められた場合には、文書で回答し、その写しを相談窓口に送付するものとする。

この訓令は、令和6年3月12日から施行する。